Nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể: doanh nghiệp cần biết gì?

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan lao động cấp tỉnh. Thiếu nội quy hợp lệ, doanh nghiệp không thể xử lý kỷ luật người lao động. Thỏa ước lao động tập thể thì khác: không bắt buộc phải có, nhưng doanh nghiệp không được từ chối thương lượng khi có yêu cầu hợp lệ, và đã ký thì ràng buộc cả hai bên.

Bài viết dựa trên Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH (hợp nhất Bộ luật Lao động, xác thực ngày 12/02/2026) và Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội. Nghị định này có hiệu lực từ 10/9/2026 và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. CMA tổng hợp những điểm chủ doanh nghiệp cần nắm.

1. Nội quy lao động: ai phải ban hành, gồm những gì?

Mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Từ 10 lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản (Điều 118). Dưới 10 lao động thì không bắt buộc bằng văn bản, nhưng nên thỏa thuận nội dung kỷ luật và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động để có căn cứ xử lý khi cần.

Nội quy không được trái pháp luật và phải có đủ 9 nhóm nội dung chủ yếu (khoản 2 Điều 118):

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

2. Trật tự tại nơi làm việc;

3. An toàn, vệ sinh lao động;

4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục;

5. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp;

6. Các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng;

7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng;

8. Trách nhiệm vật chất;

9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (công đoàn), nếu có. Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo đến người lao động và niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Lỗi hay gặp nhất là doanh nghiệp dùng mẫu nội quy có sẵn. Nội quy đó thường thiếu mục phòng, chống quấy rối tình dục, hoặc mô tả hành vi vi phạm quá chung chung nên không dùng được để xử lý kỷ luật.

2. Đăng ký nội quy lao động và thời điểm có hiệu lực

Doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên phải đăng ký nội quy (Điều 119–121). Các bước thực hiện như sau:

1. Nơi nộp: cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Hiện nay đó là Sở Nội vụ tỉnh, thành phố.

2. Thời hạn: trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy.

3. Hồ sơ (Điều 120):

• • Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

  • Nội quy lao động;

  • Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có);

  • Các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

4. Thẩm định: trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan lao động sẽ thông báo, hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi và đăng ký lại.

5. Chi nhánh ở tỉnh khác: sau khi đăng ký, doanh nghiệp gửi nội quy đến cơ quan lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất.

Hiệu lực (Điều 121): nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan lao động nhận đủ hồ sơ. Với doanh nghiệp dưới 10 lao động có ban hành nội quy bằng văn bản, doanh nghiệp tự quyết định ngày hiệu lực.

Hệ quả thực tế: nếu xử lý kỷ luật dựa trên nội quy chưa đăng ký hoặc chưa có hiệu lực, quyết định kỷ luật (kể cả sa thải) rất dễ bị xác định là trái luật khi có tranh chấp.

3. Thỏa ước lao động tập thể: nội dung, ký kết và hiệu lực

Thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận bằng văn bản, đạt được qua thương lượng tập thể giữa doanh nghiệp và tổ chức đại diện người lao động (Điều 75). Có 3 loại: thỏa ước doanh nghiệp, thỏa ước ngành và thỏa ước có nhiều doanh nghiệp. Nội dung không được trái pháp luật, và pháp luật khuyến khích thỏa ước có lợi hơn cho người lao động so với luật.

Thỏa ước thường có những nội dung nào? Các bên thương lượng theo nhóm vấn đề tại Điều 67, phổ biến nhất là:

• Tiền lương, trợ cấp, nâng lương, thưởng, bữa ăn và các chế độ khác;

• Mức lao động, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, làm thêm giờ, nghỉ giữa ca;

• Bảo đảm việc làm cho người lao động;

• An toàn, vệ sinh lao động và thực hiện nội quy lao động;

• Điều kiện hoạt động của tổ chức đại diện người lao động;

• Cơ chế phòng ngừa, giải quyết tranh chấp lao động;

• Bình đẳng giới, bảo vệ thai sản, nghỉ hằng năm, phòng chống bạo lực và quấy rối tình dục.

Quy trình ký kết (Điều 76, 77):

1. Một bên đề nghị thương lượng; bên nhận đề nghị không được từ chối.

2. Hai bên thương lượng và thống nhất dự thảo thỏa ước.

3. Lấy ý kiến toàn bộ người lao động. Thỏa ước doanh nghiệp chỉ được ký khi hơn 50% người lao động của doanh nghiệp biểu quyết tán thành.

4. Đại diện hợp pháp của các bên ký kết và công bố thỏa ước cho người lao động.

5. Trong 10 ngày kể từ ngày ký, doanh nghiệp gửi 01 bản thỏa ước đến cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Thỏa ước chỉ cần gửi, không phải đăng ký như nội quy.

Hiệu lực và thời hạn (Điều 78): ngày có hiệu lực do các bên thỏa thuận; nếu không thỏa thuận thì có hiệu lực từ ngày ký. Thời hạn từ 01 đến 03 năm. Trong 90 ngày trước khi hết hạn, các bên có thể thương lượng kéo dài hoặc ký thỏa ước mới (Điều 83).

Ràng buộc với hợp đồng và nội quy (Điều 79): khi thỏa ước có hiệu lực, mọi hợp đồng lao động, nội quy có quyền lợi thấp hơn thỏa ước đều phải sửa đổi cho phù hợp. Chi phí cho việc thương lượng, ký kết, sửa đổi, gửi và công bố thỏa ước do doanh nghiệp chi trả (Điều 85).

Thỏa ước vô hiệu (Điều 86, 87): thỏa ước có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu toàn bộ khi toàn bộ nội dung trái luật, người ký không đúng thẩm quyền, hoặc không tuân thủ quy trình ký kết.

4. So sánh nhanh nội quy và thỏa ước

Tiêu chí	Nội quy lao động	Thỏa ước lao động tập thể
Bản chất	Văn bản do doanh nghiệp ban hành	Thỏa thuận qua thương lượng hai bên
Có bắt buộc không	Bắt buộc; từ 10 lao động phải bằng văn bản	Không bắt buộc phải có, nhưng không được từ chối thương lượng
Vai trò của người lao động	Tham khảo ý kiến công đoàn (nếu có)	Phải có hơn 50% người lao động tán thành
Thủ tục với cơ quan nhà nước	Đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành	Gửi 01 bản trong 10 ngày kể từ ngày ký
Hiệu lực	Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ	Theo thỏa thuận, hoặc từ ngày ký
Thời hạn	Không giới hạn, sửa đổi khi cần	01–03 năm
Vai trò chính	Căn cứ xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất	Quyền lợi cao hơn luật: lương, thưởng, phúc lợi

5. Mức phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Mức phạt trong bảng là mức áp dụng cho cá nhân. Doanh nghiệp (tổ chức) bị phạt gấp 02 lần (Điều 7).

Hành vi vi phạm	Mức phạt cá nhân	Mức phạt doanh nghiệp
Không thông báo hoặc không niêm yết nội quy lao động (Điều 25 khoản 1)	1–3 triệu đồng	2–6 triệu đồng
Không có nội quy bằng văn bản khi dùng từ 10 lao động, không đăng ký nội quy, xử lý kỷ luật sai trình tự (Điều 25 khoản 2)	5–10 triệu đồng	10–20 triệu đồng
Không công khai nội quy, thỏa ước tại nơi làm việc; không tổ chức đối thoại định kỳ (Điều 21)	5–10 triệu đồng	10–20 triệu đồng
Không gửi hoặc không công bố thỏa ước; không trả chi phí thương lượng, ký kết (Điều 22 khoản 1)	1–3 triệu đồng	2–6 triệu đồng
Không cung cấp thông tin, không bố trí thời gian, địa điểm cho phiên thương lượng (Điều 22 khoản 2)	3–5 triệu đồng	6–10 triệu đồng
Từ chối thương lượng tập thể; thực hiện thỏa ước đã bị tuyên vô hiệu; gây khó khăn khi lấy ý kiến người lao động (Điều 22 khoản 3)	10–15 triệu đồng	20–30 triệu đồng
Phạt tiền thay kỷ luật, xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm khi xử lý kỷ luật (Điều 25 khoản 3)	20–40 triệu đồng	40–80 triệu đồng

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có thể bị buộc nhận lại người lao động, trả lương cho những ngày không được làm việc và xin lỗi công khai.

6. Lưu ý cho chủ doanh nghiệp

• Rà soát nội quy hiện có: đối chiếu đủ 9 nhóm nội dung bắt buộc, đặc biệt là mục phòng, chống quấy rối tình dục.

• Theo dõi ngưỡng 10 lao động: khi doanh nghiệp tăng lên 10 người, cần ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký ngay.

• Lưu giấy tiếp nhận hồ sơ để chứng minh ngày nội quy có hiệu lực. Chỉ xử lý kỷ luật sau ngày này.

• Khi nhận đề nghị thương lượng tập thể, không được từ chối. Doanh nghiệp cần chuẩn bị số liệu và dự trù chi phí trước khi ngồi vào bàn.

• Sau khi ký thỏa ước, điều chỉnh hợp đồng lao động, nội quy và quy chế lương cho không thấp hơn thỏa ước.

• Công khai nội quy và thỏa ước tại nơi làm việc, vì đây là hành vi bị phạt riêng.

Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ của CMA, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH CMA

” alt=”📞” data-src=”https://s.w.org/images/core/emoji/17.0.2/svg/1f4de.svg” /> Hotline: 0901.219.789 – 0916.428.102
” alt=”📧” data-src=”https://s.w.org/images/core/emoji/17.0.2/svg/1f4e7.svg” /> Email: Info@cma.net.vn