6 vấn đề về hợp đồng lao động doanh nghiệp cần nắm năm 2026

Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là nơi phát sinh nhiều tranh chấp và vi phạm nhất giữa doanh nghiệp và người lao động. Những lỗi thường gặp là ký sai loại hợp đồng, giữ bằng gốc của nhân viên, điều chuyển công việc quá 60 ngày, hoặc cắt giảm nhân sự mà không có phương án sử dụng lao động. Từ 10/9/2026, các lỗi này bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, với mức phạt doanh nghiệp cao nhất tới 50 triệu đồng cho một hành vi.

Dựa trên Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH của Bộ luật Lao động, CMA tổng hợp 6 vấn đề về HĐLĐ mà chủ doanh nghiệp cần nắm: loại và hình thức hợp đồng, những việc bị cấm khi ký, điều chuyển công việc, tạm hoãn hợp đồng, người lao động xin nghỉ việc, và cho thôi việc vì lý do kinh tế.

1. Loại hợp đồng và hình thức giao kết

Nhận diện HĐLĐ (Điều 13). Một hợp đồng dù mang tên “hợp đồng dịch vụ”, “hợp đồng cộng tác viên” hay tên gọi khác vẫn được coi là HĐLĐ nếu có 3 yếu tố: có việc làm, có trả công hoặc tiền lương, và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên. Khi đó doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ như với HĐLĐ, kể cả đóng bảo hiểm xã hội.

Hai loại HĐLĐ (Điều 20):

• HĐLĐ không xác định thời hạn: không xác định thời điểm chấm dứt.

• HĐLĐ xác định thời hạn: tối đa 36 tháng. Không còn loại “hợp đồng mùa vụ” như trước.

Khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, trong 30 ngày hai bên phải ký hợp đồng mới. Quá 30 ngày không ký, hợp đồng tự động trở thành không xác định thời hạn. Doanh nghiệp chỉ được ký thêm 01 lần HĐLĐ xác định thời hạn. Nếu tiếp tục sử dụng sau đó, bắt buộc phải ký hợp đồng không xác định thời hạn, trừ một số trường hợp luật định như người cao tuổi, người lao động nước ngoài.

Hình thức (Điều 14): HĐLĐ phải lập thành văn bản, mỗi bên giữ 01 bản. Hợp đồng dưới 01 tháng được giao kết bằng lời nói, trừ một số trường hợp như lao động dưới 15 tuổi hoặc người giúp việc gia đình.

HĐLĐ điện tử: có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy. Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026, và nền tảng HĐLĐ điện tử vận hành chính thức từ 01/7/2026. Tuy nhiên, HĐLĐ điện tử hiện chỉ được khuyến khích, không bắt buộc. Doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục ký hợp đồng giấy (nguồn).

2. Ba việc doanh nghiệp không được làm khi ký HĐLĐ

Theo Điều 17, khi giao kết và thực hiện HĐLĐ, doanh nghiệp không được:

1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động;

2. Yêu cầu người lao động đặt cọc hoặc thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền, tài sản khác cho việc thực hiện HĐLĐ;

3. Buộc người lao động làm việc để trả nợ cho doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn giữ bằng đại học gốc hoặc thu “tiền cọc đồng phục”, “tiền cọc thiết bị” để giữ chân nhân viên. Đây là nhóm vi phạm bị phạt nặng nhất trong phần giao kết hợp đồng: 40–50 triệu đồng đối với doanh nghiệp, kèm buộc trả lại giấy tờ hoặc hoàn trả tiền, tài sản cộng lãi.

Muốn kiểm tra bằng cấp, doanh nghiệp nên đối chiếu bản gốc rồi trả lại ngay và chỉ lưu bản sao. Muốn bảo vệ tài sản giao cho nhân viên, hãy quy định trách nhiệm vật chất trong nội quy lao động thay vì thu tiền cọc.

3. Chuyển người lao động làm công việc khác

Doanh nghiệp được tạm thời chuyển người lao động sang công việc khác so với hợp đồng, nhưng phải đúng lý do, đúng thời hạn và giữ mức lương tối thiểu (Điều 29):

• Lý do được phép: gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm; áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; sự cố điện, nước; hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh phải được quy định sẵn trong nội quy lao động.

• Thời hạn: không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm. Muốn chuyển lâu hơn phải được người lao động đồng ý bằng văn bản.

• Báo trước: ít nhất 03 ngày làm việc, nêu rõ thời hạn làm tạm thời và bố trí công việc phù hợp với sức khỏe, giới tính của người lao động.

• Tiền lương: trả theo công việc mới. Nếu thấp hơn lương cũ thì giữ nguyên lương cũ trong 30 ngày làm việc; sau đó lương mới phải đạt ít nhất 85% lương cũ và không thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Nếu người lao động không đồng ý làm tạm thời quá 60 ngày mà phải ngừng việc, doanh nghiệp phải trả lương ngừng việc. Điều chuyển sai quy định còn là căn cứ để người lao động nghỉ việc ngay mà không cần báo trước (xem mục 5).

4. Tạm hoãn hợp đồng lao động

Tạm hoãn là hợp đồng vẫn còn nhưng hai bên tạm dừng thực hiện. Đây không phải là chấm dứt hợp đồng. Các trường hợp tạm hoãn theo Điều 30:

• Người lao động thực hiện nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia Dân quân tự vệ;

• Bị tạm giữ, tạm giam theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự;

• Phải chấp hành quyết định đưa vào trường giáo dưỡng, cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc;

• Lao động nữ mang thai có xác nhận của cơ sở y tế rằng tiếp tục làm việc sẽ ảnh hưởng đến thai nhi (Điều 138);

• Được bổ nhiệm làm người quản lý, hoặc được ủy quyền đại diện phần vốn tại doanh nghiệp khác theo quy định;

• Trường hợp khác do hai bên thỏa thuận, ví dụ nghỉ không lương dài ngày để đi học.

Quyền lợi trong thời gian tạm hoãn: người lao động không được hưởng lương và quyền lợi theo hợp đồng, trừ khi hai bên thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác.

Khi hết thời hạn tạm hoãn (Điều 31): trong 15 ngày, người lao động phải có mặt tại nơi làm việc. Doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm công việc theo hợp đồng nếu hợp đồng còn thời hạn, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác. Nếu người lao động không có mặt sau 15 ngày mà không có lý do, doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước.

Lưu ý: khi tạm hoãn từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng và không hưởng lương, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội cho tháng đó.

5. Người lao động xin nghỉ việc: khi nào phải báo trước?

Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không cần nêu lý do, chỉ cần báo trước đúng thời hạn (khoản 1 Điều 35):

Loại hợp đồng	Thời hạn báo trước tối thiểu
HĐLĐ không xác định thời hạn	45 ngày
HĐLĐ xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng	30 ngày
HĐLĐ xác định thời hạn dưới 12 tháng	03 ngày làm việc
Một số ngành, nghề, công việc đặc thù	Theo quy định của Chính phủ

Nghỉ ngay, không cần báo trước (khoản 2 Điều 35) khi:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thỏa thuận (trừ trường hợp điều chuyển hợp lệ theo Điều 29);

• Không được trả đủ lương hoặc bị trả lương không đúng hạn;

• Bị ngược đãi, đánh đập, nhục mạ, bị xúc phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, hoặc bị cưỡng bức lao động;

• Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở y tế;

• Đủ tuổi nghỉ hưu, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác;

• Doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực khi tuyển dụng, làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Người lao động nghỉ trái luật thì sao? (Điều 40) Nếu nghỉ không báo trước đủ thời hạn mà không thuộc các trường hợp trên, người lao động sẽ:

• Không được trợ cấp thôi việc;

• Phải bồi thường nửa tháng tiền lương và một khoản tiền tương ứng tiền lương cho những ngày không báo trước;

• Phải hoàn trả chi phí đào tạo cho doanh nghiệp (nếu có).

Doanh nghiệp nên lưu đơn xin nghỉ và ngày nhận đơn để có căn cứ xác định người lao động nghỉ đúng hay trái luật.

6. Cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế

Đây là căn cứ để doanh nghiệp cắt giảm nhân sự hợp pháp, tách biệt với đơn phương chấm dứt theo Điều 36 và sa thải kỷ luật.

Khi nào được áp dụng (Điều 42):

• Thay đổi cơ cấu, công nghệ: thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị gắn với ngành, nghề kinh doanh; thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm.

• Lý do kinh tế: khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế; thực hiện chính sách, pháp luật của Nhà nước khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế.

• Sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp (Điều 43).

Thủ tục bắt buộc:

1. Xây dựng phương án sử dụng lao động (Điều 44) khi việc làm của nhiều người lao động bị ảnh hưởng. Phương án nêu rõ danh sách người tiếp tục được sử dụng, người được đào tạo lại, người nghỉ hưu, người chuyển sang làm không trọn thời gian, người phải chấm dứt hợp đồng, cùng nguồn tài chính thực hiện. Doanh nghiệp phải ưu tiên đào tạo lại để tiếp tục sử dụng nếu có chỗ làm việc mới.

2. Trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công khai phương án trong 15 ngày kể từ ngày thông qua.

3. Thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động khi cho thôi việc từ 02 người trở lên.

4. Trả trợ cấp mất việc làm (Điều 47): mỗi năm làm việc được 01 tháng tiền lương, ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. Thời gian tính trợ cấp là tổng thời gian làm việc thực tế, trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp trước đó.

Trợ cấp mất việc làm cao hơn trợ cấp thôi việc (nửa tháng lương/năm). Vì vậy, chọn sai căn cứ chấm dứt có thể khiến doanh nghiệp vừa trả sai trợ cấp, vừa bị xác định chấm dứt trái luật.

7. Mức phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 10/9/2026 và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức phạt trong bảng là mức cho cá nhân; doanh nghiệp bị phạt gấp 02 lần (Điều 7).

Hành vi vi phạm	Mức phạt cá nhân	Mức phạt doanh nghiệp
Ký HĐLĐ không bằng văn bản, ký sai loại hợp đồng, thiếu nội dung chủ yếu (Điều 15 khoản 1)	Từ 2–5 triệu (1–10 người) đến 20–25 triệu đồng (từ 301 người)	Từ 4–10 triệu đến 40–50 triệu đồng
Giữ bản chính giấy tờ, văn bằng; yêu cầu đặt cọc bằng tiền, tài sản (Điều 15 khoản 2)	20–25 triệu đồng	40–50 triệu đồng
Chuyển người lao động làm công việc khác mà không báo trước 03 ngày làm việc hoặc không nêu rõ thời hạn (Điều 17)	1–3 triệu đồng	2–6 triệu đồng
Bố trí làm việc ở địa điểm khác với hợp đồng (Điều 17)	3–7 triệu đồng	6–14 triệu đồng
Không thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt HĐLĐ (Điều 18 khoản 1)	1–3 triệu đồng	2–6 triệu đồng
Không thanh toán đúng hạn, không trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm, không hoàn thành thủ tục bảo hiểm khi chấm dứt (Điều 18 khoản 2)	Từ 1–2 triệu (1–10 người) đến 15–20 triệu đồng (từ 301 người)	Từ 2–4 triệu đến 30–40 triệu đồng
Vi phạm thủ tục khi cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế; không trao đổi ý kiến tổ chức đại diện người lao động (Điều 18 khoản 3)	5–10 triệu đồng	10–20 triệu đồng

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp bị buộc khắc phục hậu quả: ký lại đúng loại hợp đồng, trả lại giấy tờ, hoàn trả tiền cọc kèm lãi, hoặc bố trí lại đúng địa điểm làm việc.

Cần hỗ trợ? Liên hệ CMA

• Địa chỉ: 16/15A Dân Chủ, Phường Tăng Nhơn Phú, TP. Hồ Chí Minh

• Hotline pháp lý: 0919 015 181 · Hotline kế toán: 0916 428 102 · Zalo: 0901 219 789

• Email: info@cma.net.vn ·