Hỗ trợ khách hàng
Fanpage
Hotline: 0901219789
Zalo
Với xu hướng chuyển đổi số, việc thực hiện các thủ tục kê khai BHXH điện tử trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Hiện nay, bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những chính sách an sinh xã hội quan trọng tại Việt Nam, nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động trong các trường hợp như ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, hưu trí và tử tuất. Do đó, dưới đây là hướng dẫn cụ thể về thủ tục và các bước kê khai báo tăng, báo giảm BHXH điện tử.
1. Bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử là gì?
BHXH điện tử là hình thức thực hiện kê khai và nộp hồ sơ BHXH cho người lao động thông qua mạng internet, sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp. Đây còn được gọi là BHXH online, BHXH trực tuyến, hay BHXH qua mạng.
Với BHXH điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện việc đóng các loại bảo hiểm như BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm y tế (BHYT)… và các dịch vụ hỗ trợ khác tùy thuộc vào đơn vị cung cấp giao dịch điện tử mà doanh nghiệp lựa chọn.
2. Có bao nhiêu cách nộp hồ sơ?
Hiện nay, doanh nghiệp có hai cách nộp hồ sơ BHXH:
- Kê khai và nộp hồ sơ qua trang giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam.
- Sử dụng phần mềm kê khai của 7 nhà cung cấp dịch vụ I-Van: VNPT, TS24, Thái Sơn, Efy, Viettel, Bkav, CMC.
Việc kê khai và nộp hồ sơ BHXH điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ giấy được nộp trực tiếp tại các cơ quan BHXH.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH
Đối với người lao động:
- Người lao động đang làm việc tại đơn vị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Nếu người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
- Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hoặc hợp đồng mới tại nước tiếp nhận lao động.
Đối với đơn vị sử dụng lao động:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
4. Nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ báo tăng, báo giảm:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH: Đây là phương thức truyền thống, trong đó bạn cần đến trực tiếp cơ quan BHXH quản lý (có thể là cấp huyện hoặc tỉnh). Hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
- Nộp hồ sơ trực tuyến: Khi nộp hồ sơ qua mạng, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kê khai BHXH để tạo file hồ sơ và sử dụng chữ ký số của công ty để kê khai trên trang web của BHXH.
5. Quy định xử phạt về chậm nộp bảo hiểm bắt buộc:
Chậm báo tăng lao động: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, đơn vị sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan BHXH. Đồng thời, đơn vị phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH, cụ thể là báo tăng lao động.Vậy trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tăng lao động tham gia bảo hiểm nhưng doanh nghiệp không thực hiện 2 thủ tục trên thì doanh nghiệp được xem là chậm báo tăng lao động. Có 2 trường hợp xảy ra:
1. Chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm cho NLĐ:
Hàng tháng, doanh nghiệp sẽ đóng BHXH bắt buộc, BHYT,BHTN dựa trên tiền lương tháng của những NLĐ tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, nộp cho cơ quan BHXH cấp quận , huyện nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở. Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng là: chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng.
Như vậy, trường hợp nếu doanh nghiệp chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm cho NLĐ thì mức phạt sẽ được căn cứ theo quy định tại Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền với mức từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau:
- Thứ nhất, chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
- Thứ hai, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải trốn đóng. Đồng thời buộc truy thu số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và đóng số tiền lãi của số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng theo mức lãi suất của hoạt động đầu tư từ Quỹ bảo hiểm xã hội trong năm.
2. Chậm báo tăng lao động nhưng vẫn đóng bảo hiểm cho NLĐ:
Trường hợp đặt ra ở đây là việc doanh nghiệp báo tăng lao động muộn nên trong thời gian báo tăng muộn đó NLĐ được coi là không tham gia bảo hiểm xã hội. Như vậy, với trường hợp này sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như đối với trường hợp không đóng bảo hiểm.
Nếu hàng tháng công ty bạn vẫn tiến hành đóng bảo hiểm cho NLĐ này thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ coi đây là số tiền đóng thừa. Theo đó, phía bên BHXH sẽ thông báo kết quả đóng bảo hiểm (C12-TS) ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH)
Chậm báo giảm lao động: Khi NLĐ nghỉ việc, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Như vậy, đơn vị báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm.
6. Một số lưu ý khi kê khai báo tăng, báo giảm BHXH điện tử:
- Đảm bảo thông tin khai báo chính xác để tránh phải chỉnh sửa và bổ sung.
- Theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi gửi để xử lý kịp thời nếu có yêu cầu từ cơ quan BHXH.
- Lưu trữ hồ sơ khai báo cẩn thận để phục vụ cho việc tra cứu và kiểm tra sau này.
Kết luận
Kê khai báo tăng, báo giảm BHXH điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quản lý lao động. Hy vọng rằng với hướng dẫn này, các doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong việc thực hiện các thủ tục BHXH điện tử.
Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ của CMA, quý khách hàng vui lòng liên hệ:
📞 Hotline: 0901.219.789 – 0916.428.102
📧 Email: Info@cma.net.vn
