Quy trình xử lý hóa đơn sai sót sau khi đã kê khai thuế

Bạn đã lỡ xuất hóa đơn với thông tin sai sót và đã kê khai thuế? Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn sai sót một cách đúng luật và tránh bị phạt. Việc xuất hóa đơn có thể gặp phải các sai sót không mong muốn như sai tên công ty, sai mã số thuế, hoặc sai số tiền. Khi điều này xảy ra, và hóa đơn đã được kê khai thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính.

1. Các loại hoá đơn

Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong kinh doanh và cần tuân thủ đúng quy định pháp luật. Hiện có 2 loại hóa đơn chính: hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

• Hóa đơn điện tử: Là hóa đơn dạng dữ liệu điện tử, có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức hoặc cá nhân lập khi bán hàng hay cung cấp dịch vụ.
  • Hóa đơn có mã: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.
  • Hóa đơn không có mã: Do tổ chức bán hàng gửi trực tiếp cho người mua, không cần mã từ cơ quan thuế.

• Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Là hóa đơn giấy, do cơ quan thuế in và bán cho các tổ chức, cá nhân đủ điều kiện.

Hiện nay, hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi nhờ chính sách và sự phát triển của công nghệ.

2. Quy trình hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót

Khi lập hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy mà phát hiện sai sót, việc xử lý cần tuân thủ theo các quy định hiện hành về hóa đơn chứng từ. Trước khi tiến hành sửa sai, người lập hóa đơn cần xác định chính xác loại sai sót và quy trình xử lý phù hợp. Dưới đây là quy trình xử lý sai sót chi tiết gồm 4 bước:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn và loại sai sót trên hóa đơn

• Người lập cần phân biệt rõ hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế để áp dụng quy trình xử lý phù hợp.
• Xác định loại sai sót cụ thể, bao gồm:
  • Sai sót về thông tin: Như sai tên người bán hoặc người mua, mã số thuế, địa chỉ, ngày lập hóa đơn, số lượng, đơn giá, thành tiền, mã hàng hóa, hoặc các thông tin liên quan khác.
  • Sai sót về hình thức: Ví dụ như hóa đơn bị rách nát, mờ nhòe, chữ viết bị sai hoặc thiếu dấu mộc (đối với hóa đơn giấy).
  • Sai sót về nội dung: Các sai sót liên quan đến nội dung hàng hóa, dịch vụ không khớp với giao dịch thực tế.

Bước 2: Thông báo sai sót cho cơ quan thuế và người mua

• Tùy thuộc vào từng loại sai sót, người lập hóa đơn sẽ cần thông báo cho cơ quan thuế (trong trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế) hoặc thông báo cho người mua (nếu hóa đơn đã gửi đến người mua).
• Việc thông báo này giúp các bên liên quan kịp thời nắm bắt sai sót và có biện pháp xử lý phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình sử dụng hóa đơn.

Bước 3: Xử lý sai sót theo quy định

Sau khi xác nhận sai sót, người bán và người mua sẽ thỏa thuận phương án xử lý sai sót. Tùy vào mức độ nghiêm trọng của sai sót, cả hai bên có thể lập biên bản thỏa thuận ghi nhận nội dung sai và phương án khắc phục.

Người bán có thể tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới để thay thế hóa đơn có sai sót.

Đối với hóa đơn điện tử: Người bán cần gửi thông báo hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho cơ quan thuế và người mua để xác nhận.

Đối với hóa đơn giấy: Người bán lập hóa đơn mới thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn sai, gửi lại cho người mua và thực hiện việc hủy hóa đơn cũ bị sai, ghi nhận việc hủy vào sổ hủy hóa đơn.

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn

• Người bán cần lưu giữ đầy đủ các hồ sơ liên quan, bao gồm: hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, và biên bản thỏa thuận giữa hai bên (nếu có). Việc lưu trữ này cần thực hiện theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình kiểm tra, đối soát về sau.

Việc thực hiện đúng quy trình xử lý sai sót trên hóa đơn không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin giao dịch mà còn hạn chế các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

3. Thời hạn xử lý & Hình thức xử phạt khi chậm xử lý sai sót

• Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc điều chỉnh sai sót phải được thực hiện ngay khi phát hiện và không muộn hơn thời điểm kê khai thuế cho kỳ tiếp theo.
• Nếu không xử lý sai sót đúng thời hạn hoặc không kê khai bổ sung, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt có thể dao động từ 2 triệu đến 8 triệu đồng, tùy vào mức độ sai phạm và thời gian chậm trễ.

Lưu ý khi lập hóa đơn:  Để tránh các sai sót khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện cẩn trọng ở các bước nhập liệu, kiểm tra thông tin khách hàng trước khi xuất hóa đơn, và lưu trữ hóa đơn một cách khoa học để dễ dàng tra cứu khi cần.

Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ của CMA, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH CMA

📞 Hotline: 0901.219.789 – 0916.428.102
📧 Email: Info@cma.net.vn