Quy định về con dấu doanh nghiệp đầy đủ và chi tiết nhất

Con dấu doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức và doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây không chỉ là dấu hiệu nhận diện pháp nhân mà còn có giá trị pháp lý trong các văn bản, giấy tờ và giao dịch thương mại. Với sự thay đổi trong các quy định pháp luật gần đây, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020, các quy định về con dấu doanh nghiệp đã có nhiều điểm mới mà các chủ doanh nghiệp cần nắm rõ. Dưới đây là những thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy định con dấu doanh nghiệp tính đến năm 2024.

1. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp là một công cụ pháp lý quan trọng, được sử dụng để thể hiện thông tin nhận diện của doanh nghiệp trên các văn bản, hợp đồng, và các giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh. Con dấu thường là biểu tượng đặc trưng của doanh nghiệp, mang tính chất pháp lý cao và giúp xác định tính hợp pháp của các tài liệu. Chính vì lý do này, con dấu cần phải được quản lý cẩn thận, tránh các rủi ro như bị mất mát, thất lạc hoặc giả mạo, gây hậu quả nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

2. Quy định về con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020

Theo quy định mới nhất tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu doanh nghiệp bao gồm hai hình thức:

Dấu vật lý: Con dấu được khắc tại các cơ sở làm dấu.
Chữ ký số: Dấu dưới hình thức chữ ký số, tuân theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về loại dấu sử dụng (dấu vật lý hay chữ ký số), số lượng dấu, cũng như hình thức và nội dung của con dấu áp dụng cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị trực thuộc. Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Con dấu sẽ được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh theo quy định của pháp luật.

3. Dấu dưới hình thức chữ ký số có phải là dấu của doanh nghiệp?

Theo Khoản 1 Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, chữ ký số được xem là một loại con dấu của doanh nghiệp. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách biến đổi thông điệp dữ liệu, sử dụng hệ thống mã hóa bất đối xứng. Điều này đảm bảo rằng người nhận thông điệp có thể xác định chính xác thông điệp được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai.

Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số chỉ được xem là hợp pháp nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể kiểm tra bằng khóa công khai.
Chữ ký số phải được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai do tổ chức chứng thực cấp, bao gồm:

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

4. Doanh nghiệp có cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Doanh nghiệp có thể tự do quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu theo nhu cầu.

5. Thủ tục đăng ký và thông báo mẫu con dấu

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp:

Doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký mẫu dấu trực tiếp theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu
Hồ sơ bao gồm:

- Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu.
- Thông báo về việc thay đổi mẫu dấu hoặc số lượng con dấu.
- Thông báo về việc hủy mẫu con dấu (trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính để đăng tải thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật sẽ nộp trực tiếp thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 3: Nhận kết quả
Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử:

Doanh nghiệp cũng có thể đăng ký mẫu dấu qua mạng điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Tạo tài khoản
Doanh nghiệp đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp qua địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu
Doanh nghiệp lựa chọn phương thức nộp hồ sơ trực tuyến, chọn loại đăng ký thay đổi (Thông báo mẫu dấu), điền đầy đủ thông tin.

Bước 3: Kê khai thông tin mẫu dấu
Doanh nghiệp nhập các thông tin về loại dấu, số lượng con dấu, ngày có hiệu lực, và ghi chú nếu có.

Bước 4: Tải lên văn bản điện tử
Tải các văn bản điện tử đính kèm vào hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ trước khi gửi đi.

Bước 5: Ký số và nộp hồ sơ
Người chịu trách nhiệm ký số sẽ sử dụng chữ ký số công cộng để ký xác nhận hồ sơ và nộp lên hệ thống.

Bước 6: Theo dõi và nhận kết quả
Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống và nhận kết quả qua email khi hồ sơ hợp lệ.

6. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý, sử dụng, và lưu giữ con dấu phải tuân thủ Điều lệ của doanh nghiệp. Con dấu được sử dụng trong các giao dịch pháp lý hoặc khi có thỏa thuận giữa các bên liên quan. Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý và sử dụng con dấu, ngoại trừ những trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải sử dụng con dấu trong các giao dịch.

7. Xử phạt vi phạm liên quan đến con dấu

Theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP, việc vi phạm các quy định về điều kiện kinh doanh và sử dụng con dấu có thể bị xử phạt với nhiều mức độ khác nhau. Cụ thể:

Phạt từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng đối với các hành vi không ban hành hoặc niêm yết quy trình tiếp nhận hồ sơ sản xuất con dấu.
Phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với hành vi giao con dấu mà không thông báo cơ quan công an có thẩm quyền, hoặc cung cấp thiết kế con dấu cho người không có thẩm quyền.
Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng đối với hành vi sản xuất con dấu của cơ quan nhà nước mà chưa được đăng ký theo quy định.

Con dấu doanh nghiệp là một yếu tố pháp lý không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Các quy định mới trong Luật Doanh nghiệp 2020 tạo điều kiện linh hoạt cho doanh nghiệp nhưng cũng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt. Hiểu rõ các quy định về con dấu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp.

Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ của CMA, quý khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH CMA

📞 Hotline: 0901.219.789 – 0916.428.102
📧 Email: Info@cma.net.vn

Xem thêm: